Politique de protection des renseignements personnels

La Loi C-25 au Québec, formellement connue comme la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, s’applique aux entreprises qui gèrent des renseignements personnels. Par la nature de ses activités la Clinique Vétérinaire de L’Outaouais collecte et utilise des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse, le courriel des clients. Il est donc essentiel de veiller à l’utilisation judicieuse et sécuritaire de ces données.

I. Responsable de la Protection des Renseignements Personnels

Cette personne sera chargée de superviser la gestion des données personnelles et de veiller au respect des lois sur la confidentialité.

II. Évaluer les Processus de Collecte de Données

Les données personnelles sont principalement recueillies lors de l’ouverture du dossier animal. Ainsi, le nom, l’adresse, les numéros de téléphones et l’adresse courriel sont associés au dossier de l’animal qui lui contient le nom, la description, le poids et la date de naissance du patient.

Une discrétion doit donc être observée lors de la collecte des données au bureau de la réception.

La Clinique utilise les données personnelles pour ses dossiers à l’interne. Les données sont également utilisées lorsqu’une tierce partie s’implique dans la santé de l’animal. Les données sont, entre autres, utilisées pour : les laboratoires externes, les interprétations de radiologie, les requêtes d’échographies, la venue en clinique d’un spécialiste pour l’animal, la référence de l’animal ou le transfert de son dossier à un autre établissement vétérinaire, l’inscription à un essai d’assurances, les réclamations d’assurances et la rédaction d’une ordonnance externe.

La Clinique utilise parfois le numéro de carte de crédit d’un client pour régler un achat ou prendre un dépôt de garantie par téléphone.

Les données sont conservées dans le logiciel LOGIVET.

III. Obtenir le Consentement

Jusqu’à maintenant, le consentement pour obtenir et utiliser les données personnelles était fait verbalement. Le client qui acceptait la prestation de services vétérinaires à notre Clinique se voyait accepter l’utilisation des données personnelles transmises.
Suite à l’entrée en vigueur de la loi C-25, un formulaire de consentement sera signé par le client, lors de sa prochaine prestation de service en clinique, et joint au dossier comme preuve.

IV. Limites d’utilisation et de divulgation

Nous utilisons les renseignements personnels que le client nous fournit entre-autres pour les raisons suivantes:

1. Fournir des soins vétérinaires de qualité adaptés à l’animal
2. Planifier et gérer les rendez-vous et les traitements
3. Communiquer avec le client concernant les soins de l’animal
4. Facturer les services et effectuer des paiements
5. Répondre à des questions et préoccupations du client
6. Référer l’animal pour des soins spécialisés en clinique ou dans un autre établissement
7. Faire une demande en lien avec une assurance médicale pour l’animal

Les renseignements personnels ne seront pas vendus à des tiers ou publiés en ligne.

Nous ne divulguons les renseignements personnels qu’avec le consentement explicite (verbal ou écrit), sauf dans les cas où la loi l’exige, comme en cas de signalement d’une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.

V. Sécurité des données

Les données sont conservées dans le logiciel Logivet. Des sauvegardes dans le CLOUD son effectuées périodiquement, seuls les propriétaires ont accès aux fonctions administratives, le serveur est isolé du reste du réseau et il est protégé par un pare-feu afin de diminuer les risques de rançongiciel, le système d’exploitation sont toujours à jour avec les dernières mises-à-jours de Microsoft, les logiciels anti-virus sont maintenus à jour, le personnel est sensibilisé aux cyber-risques.
Les documents imprimés qui comportent des informations personnelles sont détruits de façon sécuritaire, à l’interne.
Les documents physiques qui doivent être conservés, selon les normes de l’OMVQ, sont entreposés à la Clinique, dans un endroit non accessible pour le public, jusqu’à leur destruction.

VI. Politique de confidentialité

La politique de confidentialité de la Clinique Vétérinaire de L’Outaouais est accessible sur le site web de l’entreprise www.veterinairecvo.com

Politique de protection des renseignements personnels à la Clinique Vétérinaire de L’Outaouais.

La protection des renseignements personnels de nos clients est de la plus haute importance pour nous. Nous nous engageons à assurer la confidentialité et la sécurité de toutes les informations que vous nous confiez. Ce document a pour but de vous expliquer comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels.

Collecte de renseignements personnels:

Lorsque vous utilisez nos services, il est possible que nous ayons besoin de collecter des renseignements personnels vous concernant et concernant votre animal de compagnie. Ces renseignements peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter:

1.Vos coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel)
2.Les informations sur votre animal (nom, espèce, race, âge, antécédents médicaux)
3.Les détails relatifs aux traitements médicaux et aux rendez-vous
4.Les informations de paiement pour les services que vous avez reçus

Utilisation des renseignements personnels:

Nous utilisons les renseignements personnels que vous nous fournissez pour les raisons suivantes:

1.Fournir des soins vétérinaires de qualité adaptés à votre animal
2.Planifier et gérer les rendez-vous et les traitements
3.Communiquer avec vous concernant les soins de votre animal
4.Facturer les services et effectuer des paiements
5.Répondre à des questions et préoccupations
6.Référer votre animal pour des soins spécialisés en clinique ou dans un autre établissement
7.Faire une demande en lien avec une assurance médicale pour votre animal

Les renseignements personnels ne seront pas vendus à des tiers ou publiés en ligne.

Divulgation des renseignements personnels:

Nous ne divulguons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement explicite, sauf dans les cas où la loi l’exige, comme en cas de signalement d’une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.

Conservation des renseignements personnels:

Les renseignements collectés et consignés au dossier médical seront conservés, tel que l’exige l’Ordre des Médecins Vétérinaires du Québec, pendant un minimum de 5 années après le dernier service professionnel rendu. Par la suite les renseignements personnels du client et le dossier médical de l’animal pourront être détruits de façon sécuritaire.

Protection des renseignements personnels:

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte, divulgation ou altération. Nos employés sont formés à la confidentialité et ont accès à vos renseignements seulement dans le cadre de leur travail, afin de fournir des soins à votre animal.

Accès et correction:

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels que nous détenons et de les corriger en cas d’inexactitude. Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter au 819-663-5522 ou par courriel au hvb2005@yahoo.ca.

Nous nous engageons à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider et pour assurer les meilleurs soins à votre animal de compagnie.

Date de la dernière mise à jour de cette politique: 18 décembre 2023

VII. Formation du personnel

Le personnel adhère à la politique de confidentialité de la Clinique Vétérinaire de L’Outaouais en signant à chaque renouvellement de mandat le Manuel de l’employé. La section signée se lit comme suit :

Engagement de l’employé

Par la présente, je m’engage à respecter le Code d’éthique et de conduite professionnelle de la Clinique Vétérinaire de L’Outaouais, lequel prévoit les principales dispositions suivantes:

Confidentialité

Tout employé de la Clinique s’engage à respecter la confidentialité relativement à toutes les informations concernant la gestion interne et externe de l’entreprise. L’employé reconnait ainsi que les renseignements et les documents relatifs à la Clinique, ses clients et ses fournisseurs auxquels il a accès dans l’exercice de ses fonctions sont confidentiels et appartiennent à ces derniers.

L’employé doit donc :

-Respecter le caractère confidentiel de tout renseignement et document concernant la Clinique, ses clients et ses fournisseurs ;
-Ne pas utiliser à son profit personnel, ou à toute fin autre que les mandats qui lui sont confiés, les renseignements confidentiels concernant la Clinique, ses clients et ses fournisseurs sans obtenir l’autorisation écrite préalable de la Clinique.
-Ne pas discuter ou divulguer toute information confidentielle sur la Clinique, ses clients et ses fournisseurs pouvant leur porter préjudice.
Demeurer lié par le présent engagement de confidentialité, même après la fin de mon emploi à la Clinique vétérinaire de L’Outaouais.

VIII. Accès et rectification

Les individus ont le droit d’accéder à leurs données personnelles détenues par l’entreprise et de demander des corrections si nécessaire. Les demandes doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels via courriel au hvb2005@yahoo.ca.

IX. Gestion des plaintes

voir en annexe le Processus de Gestion des Plaintes sur les Renseignements Personnels

X. Préparation aux violations de données

Voir en annexe le Plan pour Répondre aux Violations de Données

Processus de Gestion des Plaintes sur les Renseignements Personnels

Étape 1: Réception de la Plainte

• Les plaintes doivent être adressées à l’adresse courriel : hvb2005@yahoo.ca
• Les plaintes reçues doivent être documentées et enregistrées au registre des plaintes de la Clinique Vétérinaire de L’Outaouais: les détails du plaignant, la nature de la plainte, et la date de réception.

Étape 2: Accusé de Réception

• Envoyer un accusé de réception au plaignant pour confirmer que sa plainte a été reçue et est en cours de traitement.
• Informer le plaignant du délai estimé pour la résolution de la plainte.

Étape 3: Évaluation de la Plainte

• Évaluer la plainte pour déterminer sa validité et son urgence.
• Assigner la plainte à un membre du personnel compétent (par exemple, le responsable de la protection des données personnelles).

Étape 4: Investigation

• Recueillir toutes les informations nécessaires pour comprendre la plainte, y compris les documents pertinents et les témoignages.
• Analyser les informations pour identifier les causes de la plainte et déterminer si une violation des politiques de l’entreprise ou des lois a eu lieu.

Étape 5: Résolution

• Développer un plan d’action pour résoudre la plainte. Cela peut inclure des mesures correctives, des excuses formelles, ou d’autres réponses appropriées.
• Informer le plaignant des résultats de l’enquête et des mesures prises.

Étape 6: Suivi

• Assurer un suivi avec le plaignant pour s’assurer que la résolution est satisfaisante.
• Si nécessaire, réviser les politiques et pratiques de l’entreprise pour éviter de futures plaintes similaires.

Étape 7: Documentation et Rapport

• Documenter le processus de traitement de la plainte et son issue et conserver le document au registre des plaintes de l’entreprise
• Préparer un rapport annuel sur les plaintes reçues, leur gestion et les leçons apprises pour la direction de l’entreprise.

Plan pour répondre aux Violations de Données Personnelles

L’équipe responsable de la gestion des renseignements personnels à la Clinique Vétérinaire de L’Outaouais est formée des deux associées, Daniel Leduc et Marie-Claude Lussier, du responsable informatique Logivet et de la responsable de la protection des renseignements personnel de la Clinique, Nadia Poulin.
L’équipe s’assure que la politique de protection des renseignements personnels est comprise et respectée par les employés. Elle veille également à fournir les outils et les ressources nécessaires pour détecter, analyser et contenir les violations de données.

1. Détection et Analyse

Détection de l’Incident : Mettre en œuvre des systèmes de surveillance pour détecter rapidement les violations potentielles de données.

Évaluation Initiale : Une fois qu’une violation est détectée, évaluer rapidement l’ampleur et la nature de l’incident.

2. Confinement, Éradication et Récupération

Confinement : Prendre des mesures immédiates pour limiter l’étendue de la violation.

Éradication : Identifier et éliminer la cause de la violation pour empêcher sa récurrence.

Récupération : Rétablir les systèmes et les données affectés à leur état normal de fonctionnement.

3. Notification

Notification Interne : Informer immédiatement la direction et l’équipe de réponse aux incidents.

Notification aux Autorités : Si la violation présente un risque de préjudice sérieux, notifier les autorités de régulation compétentes conformément aux exigences de la Loi C-25.

Notification aux Parties Affectées : Informer les individus affectés de manière claire et sans délai injustifié, en leur fournissant des détails sur la nature de la violation, les mesures prises et les moyens de minimiser les impacts.

4. Post-Incident

Analyse Post-Incident : Réaliser une analyse complète de la violation pour identifier les lacunes dans les politiques et les procédures de sécurité.

Améliorations : Mettre en œuvre des changements pour renforcer la sécurité et prévenir de futures violations.

Rapport de Suivi : Préparer un rapport détaillé sur l’incident, sa gestion, les leçons apprises et les actions entreprises.

Communication : Maintenir une communication transparente avec toutes les parties prenantes tout au long du processus.

Clinique Vétérinaire de L’Outaouais
922 blv Maloney est, suite 1
Gatineau, Québec
J8P 1H5
819-663-5522

La protection des renseignements personnels de nos clients est de la plus haute importance pour nous. Nous nous engageons à assurer la confidentialité et la sécurité de toutes les informations que vous nous confiez. Ce document a pour but de vous expliquer comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels.

Collecte de renseignements personnels:
Lorsque vous utilisez nos services, il est possible que nous ayons besoin de collecter des renseignements personnels vous concernant et concernant votre animal de compagnie. Ces renseignements peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter:

1. Vos coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel)
2. Les informations sur votre animal (nom, espèce, race, âge, antécédents médicaux)
3. Les détails relatifs aux traitements médicaux et aux rendez-vous
4. Les informations de paiement pour les services que vous avez reçus

Utilisation des renseignements personnels:
Nous utilisons les renseignements personnels que vous nous fournissez pour les raisons suivantes:

1. Fournir des soins vétérinaires de qualité adaptés à votre animal
2. Planifier et gérer les rendez-vous et les traitements
3. Communiquer avec vous concernant les soins de votre animal
4. Facturer les services et effectuer des paiements
5. Répondre à des questions et préoccupations
6. Référer votre animal pour des soins spécialisés en clinique ou dans un autre établissement
7. Faire une demande en lien avec une assurance médicale pour votre animal

Les renseignements personnels ne seront pas vendus à des tiers ou publiés en ligne.

Divulgation des renseignements personnels:
Nous ne divulguons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement explicite, sauf dans les cas où la loi l’exige, comme en cas de signalement d’une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.

Conservation des renseignements personnels:
Les renseignements collectés et consignés au dossier médical seront conservés, tel que l’exige l’Ordre des Médecins Vétérinaires du Québec, pendant un minimum de 5 années après le dernier service professionnel rendu. Par la suite les renseignements personnels du client et le dossier médical de l’animal pourront être détruits de façon sécuritaire.

Protection des renseignements personnels:
Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte, divulgation ou altération. Nos employés sont formés à la confidentialité et ont accès à vos renseignements seulement dans le cadre de leur travail, afin de fournir des soins à votre animal.

Accès et correction:
Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels que nous détenons et de les corriger en cas d’inexactitude. Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter au 819-663-5522 ou par courriel à hvb2005@yahoo.ca

Nous nous engageons à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels.